Privacy

Verantwoordelijke voor de verwerking

Het Rugcentrum is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk en via onze website.

Het Rugcentrum Utrecht B.V.
Postadres: Californiëdreef 49, 3565BK Utrecht
KvK-nummer: 64925358
E-mail: info@hetrugcentrum.nl
Telefoon: 030 – 244 09 41

Onze vestigingen:

• Zeist: Johan van Oldenbarneveltlaan 42, 3705 HH Zeist
• Utrecht: Californiëdreef 49, 3565 BK Utrecht
• Amsterdam: Snijdersbergweg 95 tot 97, 1105 AN Amsterdam

Persoonsgegevens die wij verwerken

Voor het leveren van goede zorg verwerken wij onder andere uw contactgegevens, geboortedatum, BSN, zorgverzekeringsgegevens en medische gegevens. Daarnaast verwerken wij informatie over uw klachten, onderzoek, behandeling, behandeldoelen en evaluaties.

Deze gegevens worden vastgelegd in ons elektronisch patiëntendossier FysioRoadmap.

Via onze website en e-mail verwerken wij daarnaast de gegevens die u zelf invult in formulieren, uw gegevens als nieuwsbriefabonnee en technische gegevens over uw websitebezoek. Hieronder leest u per onderdeel welke gegevens dat zijn.

Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren en evalueren van uw behandeling, het bijhouden van uw patiëntendossier, communicatie met u en andere betrokken zorgverleners, declaraties bij zorgverzekeraars en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Daarnaast gebruiken wij gegevens om de kwaliteit van onze zorg te volgen en te verbeteren. Hiervoor maken wij onder andere gebruik van PROMs, PREMs, QualiView en gegevens uit het Landelijk Databestand Fysiotherapie (LDF). Waar toestemming nodig is, wordt deze vooraf aan u gevraagd.

Verder gebruiken wij gegevens om vragen via de website af te handelen, om u (als u daarvoor kiest) onze nieuwsbrief en e-mails met informatie en tips over uw klacht te sturen, en om onze website en online advertenties te analyseren en te verbeteren.

Grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Gegevens die nodig zijn voor uw onderzoek, behandeling, begeleiding en communicatie verwerken wij voor het uitvoeren van de behandelingsovereenkomst. Gegevens die wij moeten vastleggen of bewaren vanwege wet- en regelgeving, zoals gegevens in het patiëntendossier en bepaalde gegevens voor declaraties en administratie, verwerken wij om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij mogen deze verwerken omdat dit noodzakelijk is voor uw behandeling door een zorgverlener met een geheimhoudingsplicht (artikel 9 lid 2 sub h AVG en artikel 30 lid 3 van de Uitvoeringswet AVG). De plicht om een dossier bij te houden volgt uit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Uw BSN verwerken wij omdat wij als zorgaanbieder wettelijk verplicht zijn dit te gebruiken (Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg).

Wanneer u contact met ons opneemt, een afspraak aanvraagt of solliciteert, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw verzoek te behandelen en, waar van toepassing, om stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst.

Gegevens die nodig zijn voor het behandelen van een klacht verwerken wij in het kader van onze wettelijke verplichtingen als zorgaanbieder.

Voor kwaliteitsverbetering maken wij onder andere gebruik van PROMs, PREMs, QualiView en gegevens uit het Landelijk Databestand Fysiotherapie (LDF). Wanneer voor een verwerking toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf.

Voor het versturen van nieuwsbrieven en voor niet-noodzakelijke cookies, pixels en analysetools, zoals Google Analytics, Google Ads en Microsoft Advertising, verwerken wij gegevens op basis van uw toestemming. Wanneer u zich aanmeldt voor e-mails over een specifieke klacht, geeft u uitdrukkelijke toestemming voor het verwerken van dit gezondheidsgegeven (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Deze toestemming kunt u op ieder moment intrekken.

Voor bepaalde verwerkingen die nodig zijn voor het beveiligen en goed laten functioneren van onze website kunnen wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang. Daarbij houden wij altijd rekening met uw privacybelangen.

Website en communicatie

Contact- en afspraakformulieren

Wanneer u via onze website een afspraak aanvraagt, contact met ons opneemt of een formulier invult, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek te behandelen, contact met u op te nemen of een afspraak in te plannen. De formulieren op onze website werken met Gravity Forms binnen onze eigen WordPress-website. De ingevulde gegevens worden opgeslagen bij onze hostingpartij. Wij verwijderen formulierinzendingen uiterlijk 6 maanden na ontvangst uit de website. Wanneer gegevens onderdeel worden van uw patiëntendossier, geldt de bewaartermijn van het medisch dossier.

Klachtenformulier

Wanneer u via de website een klacht indient, verwerken wij de gegevens die u via het klachtenformulier verstrekt. Deze gegevens worden gebruikt voor het behandelen en afhandelen van de klacht en voor het verbeteren van onze zorg. Wanneer u ervoor kiest anoniem een klacht in te dienen, worden geen contactgegevens gevraagd. Klachtgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de behandeling en eventuele verdere afhandeling van de klacht.

Zelfdiagnose en online vragenlijsten

Wanneer u gebruikmaakt van een zelfdiagnose, screening of online vragenlijst, kunnen gegevens worden verwerkt over uw klachten, gezondheid en functioneren. Deze gegevens worden gebruikt om de betreffende vragenlijst of screening uit te voeren en, indien van toepassing, ter ondersteuning van uw zorgvraag. Laat u daarbij uw e-mailadres achter en geeft u toestemming, dan kunnen wij u via Mailchimp e-mails sturen met informatie en tips die passen bij uw klacht. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het betreffende doel. Wanneer zij onderdeel worden van het patiëntendossier, geldt de bewaartermijn van het medisch dossier.

Nieuwsbrief en e-mails over klachten

Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief verwerken wij uw naam en e-mailadres om de nieuwsbrief aan u te kunnen sturen. Schrijft u zich in voor e-mails over een specifieke klacht, zoals rugpijn of nekpijn, dan leggen wij ook vast voor welke klacht u zich heeft aangemeld. Zo kunnen wij u informatie, tips en oefeningen sturen die daarbij passen. Dit is een gegeven over uw gezondheid. Wij vragen daarom altijd uw uitdrukkelijke toestemming en u bevestigt uw inschrijving via een e-mail.

Voor het versturen gebruiken wij Mailchimp (Intuit Inc., Verenigde Staten). Mailchimp meet of een e-mail geopend wordt en op welke links wordt geklikt. Wij gebruiken dit alleen om onze e-mails te verbeteren. Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en delen ze niet met anderen.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke e-mail of door te mailen naar info@hetrugcentrum.nl. Uw gegevens worden voor dit doel bewaard totdat u zich afmeldt. Na afmelding verwijderen wij uw gegevens uit onze mailinglijst. Alleen uw e-mailadres blijft op een afmeldlijst staan, zodat u geen e-mails meer van ons ontvangt.

Solliciteren

Wanneer u bij Het Rugcentrum solliciteert, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, zoals uw naam, contactgegevens, cv, motivatie en overige informatie uit uw sollicitatie. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor de beoordeling en afhandeling van uw sollicitatie. Sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd. Met uw toestemming kunnen wij deze gegevens maximaal één jaar bewaren voor eventuele toekomstige vacatures.

Kwaliteitsmetingen

Voor het volgen en verbeteren van onze zorg maken wij gebruik van onder andere PROMs, PREMs en QualiView. Hierbij kunnen gegevens worden verwerkt over uw functioneren, behandelresultaten en ervaringen met onze zorg. De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij zij onderdeel zijn van het patiëntendossier.

Cookies, analyse en advertenties

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, waaronder waar van toepassing pixels en analysetools. Hierbij kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres, apparaatgegevens, browserinformatie, bezochte pagina’s en informatie over het gebruik van de website. Niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken worden pas gebruikt nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de cookieverklaring. Meer informatie over de gebruikte cookies en bewaartermijnen staat in onze cookieverklaring.

Met uw toestemming gebruiken wij de volgende diensten:

• Google Tag Manager: om de onderstaande diensten op onze website te beheren. Deze tool plaatst zelf geen cookies.
• Google Analytics: om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij de website kunnen verbeteren.
• Google Ads en Microsoft Advertising (Bing): om te meten of onze advertenties leiden tot een afspraakaanvraag en om advertenties te tonen aan mensen die onze website eerder bezochten.

Wij adverteren alleen met algemene boodschappen over fysiotherapie en het maken van een afspraak. Informatie over uw klachten of gezondheid gebruiken wij niet voor gepersonaliseerde advertenties. Wat u invult in formulieren, vragenlijsten of de zelfdiagnose, delen wij niet met Google of Microsoft.

Uw toestemming leggen wij vast met Cookiebot (Usercentrics A/S, Denemarken).

Delen van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor uw behandeling, wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om betrokken zorgverleners, zorgverzekeraars en dienstverleners die namens ons systemen verzorgen voor patiëntendossiers, websitehosting, digitale formulieren, communicatie, kwaliteitsmetingen en websiteanalyse.

Met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij werken met de volgende verwerkers:

Daarnaast delen wij gegevens met partijen die zelf verantwoordelijk zijn voor hun verwerking, zoals uw huisarts of specialist (als dat nodig is voor uw behandeling), uw zorgverzekeraar (voor declaraties) en het Landelijk Databestand Fysiotherapie (LDF, alleen voor kwaliteitsonderzoek).

Medische gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Onze behandelaren hebben een geheimhoudingsplicht.

Voor sommige diensten werken wij met leveranciers die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) kunnen verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige waarborg bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, zoals het EU-US Data Privacy Framework waar Intuit (Mailchimp), Google en Microsoft bij zijn aangesloten, of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Bewaartermijnen

Beveiliging van persoonsgegevens

Het Rugcentrum neemt passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij werken met beveiligde systemen, persoonlijke gebruikersaccounts en toegangsrechten. Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben. Onze website gebruikt een beveiligde verbinding (https).

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, zoals profilering, en die gevolgen voor u hebben. De uitkomst van een online zelfdiagnose is alleen een eerste indicatie en vervangt geen onderzoek door een fysiotherapeut.

Uw privacyrechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien en onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren. Daarnaast kunt u, voor zover dit wettelijk mogelijk is, verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen of de verwerking ervan te beperken. Ook kunt u eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens intrekken en bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking. Maakt u bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens voor onze nieuwsbrief of andere e-mails, dan stoppen wij daar altijd mee.

U heeft daarnaast recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u ons kunt verzoeken om persoonsgegevens die wij van u verwerken in een overdraagbaar formaat aan u te verstrekken of, waar mogelijk, rechtstreeks over te dragen aan een andere door u aangewezen organisatie. Ook kunt u een afschrift van uw patiëntendossier opvragen.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten, dan kunt u een verzoek indienen via info@hetrugcentrum.nl. Vermeld daarbij duidelijk op welk recht uw verzoek betrekking heeft. Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij u vragen uw identiteit op een veilige manier te bevestigen. Wij reageren zo snel mogelijk en in principe binnen één maand op uw verzoek.

Niet alle persoonsgegevens kunnen in alle gevallen worden verwijderd. Voor bepaalde gegevens gelden wettelijke bewaarplichten. Zo geldt voor medische patiëntendossiers in beginsel een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar.

Contact en klachten

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Het Rugcentrum via info@hetrugcentrum.nl, telefonisch via 030 244 09 41 of per post via het adres bovenaan deze verklaring.

Wanneer u niet tevreden bent over de manier waarop Het Rugcentrum met uw persoonsgegevens omgaat, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het Rugcentrum kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of de geldende wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website.

Versie 30-09-2026